STEP3：面接選考（ビジネスメール）

企業へのメールの書き方と返信マナー、気を付けるポイント

就職・転職活動が順調に進むと、応募先企業の採用担当者と面接の日程調整をメールでやりとりをする場合があります。しかし送り方や言い回し一つとっても正解がわからず、自信を持てない人もいるでしょう。

面接日程調整メールの基本マナーやポイント、返信メールの例文、減点ポイントなどを解説しますので、メール上手になって就職・転職活動をスムーズに進めましょう！

面接日程調整メールの返信の基本マナー

最初に、面接日程調整メールの返信の基本マナーを解説します。

以下のポイントを押さえておけば、面接日程調整メールの基本マナーは問題ありません。

読み手となる採用担当者のことを思い浮かべながら、配慮のある対応を心掛け、ビジネスマナーを理解していることをアピールしましょう。

メールのやりとりは慎重に対応

Web選考や書類選考をクリアし、いよいよ面接という段階になると、面接日程調整や直前の面接日程変更など、応募企業の採用担当者と直接連絡を取り合うことになります。その際、メールを使ってやりとりするパターンも多くあります。

採用担当者との初めての接点ともいえるメールのやりとりは、あなた自身の印象を左右するものでもあります。

採用担当者は、テンポよく返信があり内容が分かりわかりやすいメールを送ってくる応募者に対して、「仕事ぶりが期待できそう」と好印象を持つ可能性もあるでしょう。

また、なかなか返信が来なかったり、読みづらいメールを送ってきたりする応募者には、「採用して大丈夫かな……」と不安を抱きかねません。

採用担当者とやりとりしている間はメールが届いていないかこまめに確認しましょう。また、読みづらい文章になっていないか送信前に確認するなど、慎重に対応しましょう。

見たらスグ、24時間以内に返信

早い返信にマイナス印象を持つ人はいません。
いつまでに…というよりも、”見たらすぐ”という意識で良いでしょう。
遅くとも「24時間以内」には返信したいところです。

もし日程調整などが必要で、すぐに返信できない場合は、
「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信します」といった取り急ぎの返信をしておきましょう。

返信する時間帯は、応募企業の就業時間内に送信するのがベターです。在職中に転職活動をしているなど、平日の日中にはなかなか返信できないという人もいるかもしれません。

しかし、営業時間外となる遅い時間にメールを送ると好ましく思わない採用担当者がいたり、「生活リズムが不規則な人なのだろうか」など、いらぬ憶測を呼びかねません。

メールの確認が深夜になってしまった場合は、時間を指定して送信する予約機能などを使って翌日の午前中に返信すると良いでしょう。

なお、見落としていたなどの理由によりメールを受信してから24時間以上経過してしまった場合は、気づいた時点で返信しましょう。その場合も、深夜の場合は翌日午前中の返信がおすすめです。

そして、メール返信の際は「ご返信が遅くなり誠に申し訳ございませんでした」と謝罪の一言を添えます。誠意が伝わる返信メールを心掛けましょう。

件名は「用件・名前・Re残し」

メールを受信して最初に目に留まるのが件名です。
簡潔に用件と名前が書かれていると、何のための連絡か、誰からなのかが把握しやすく好印象です。

丁寧にしようと、件名に「ご連絡ありがとうございます」などお礼やあいさつを入れる人もいますが、用件が分かりづらくなるのでここでは不要です。

先方からのメールに返信する際は「Re」の扱いに迷うかもしれませんが、「Reを付けたまま」が正解。何の用件への返信か、一目で分かるからです。

もしやりとりが続いて、件名が隠れるくらい「Re」が増えてきたら、1～2個残して削除しても良いでしょう。

また、件名を変えてしまうと過去の履歴をさかのぼりづらくなってしまうので、「変えずにそのまま」で問題ありません。

本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

メール本文の基本的な構成は、「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。

【宛先】

株式会社などの法人格は略さず企業の正式名称で記載し、部署名、担当者の氏名を続けます。部署名や担当者名が分からない場合は、氏名の代わりに採用ご担当者様としておきましょう。

【あいさつ】

書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、初回のみ「お世話になります」とします。

その後に、自身の名前を名乗りましょう。働きながら転職活動をしている人の場合は、現職の社名を記載する必要はありません。

選考の段階に応じて、「貴社中途採用に応募しております●●（氏名）です」「●日に一次面接をしていただきました●●（氏名）です」など、付けても良いでしょう。

【内容】

改行や段落分けをうまく利用し、分かりやすく・謙虚な言い回しを心掛けましょう。

【締め】

「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉と共に締めると良いでしょう。

【署名】

名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。こちらも現職の社名は必要ありません。本文との区切りを分かりやすくするために「-」「＝」などの記号を使い、シンプルな線を入れると良いでしょう。

面接の日程調整メールを送る際のポイント

指定された日が難しい場合

日程が指定されていない場合

面接辞退（選考辞退）したい場合

【シチュエーション別】面接日程の調整メール例文

面接日程の調整メール例文（候補日を提示された場合）

面接日程の調整メール例文（候補日の提示がない場合）

面接日程の変更や再調整をお願いするメール例文

面接後のお礼メール例文

書類を添付して提出する際のメール例文

面接辞退（選考辞退）のメール例文

面接結果を問い合わせる場合のメール例文

内定承諾のメール返信例文

面接日程調整のメール返信でよくある減点ポイント

会社アドレス、キラキラアドレスで送信している

色文字や太字などの装飾が使われている

改行や段落分けがされていない

敬語を正しく使えない

一文が長く読みづらい

誤字脱字が多い

会社名を省略している